ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH I WIZERUNKU

Jak przetwarzamy Państwa dane osobowe – obowiązek informacyjny

Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1), dalej jako „RODO”, poniżej informujemy, w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane osobowe w związku z wydarzeniem Polish-Swiss Innovation Day.

1. Zakres danych: przetwarzamy następujące kategorie Państwa danych: dane identyfikacyjne(imię, nazwisko, nazwa firmy/instytucji/uczelni), dane kontaktowe (adres poczty elektronicznej) oraz korespondencyjne (miasto).

2. Administratorzy: Administratorami Państwa danych osobowych są – w zależności od podstaw przetwarzania danych oraz celów przetwarzania określonych w pkt. 4 poniżej:

2.1. Polsko-Szwajcarska Izba Gospodarcza z siedzibą w Warszawie, Al. Niepodległości 18,02-653 Warszawa, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej przez SądRejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000157319, NIP: 526 23 22 109, REGON: 013148758, e-mail: swisschamber@swisschamber.pl, tel. +48 22 322 76 25 (dalej jako „Izba”).

2.2. Ambasada Szwajcarii w Polsce, z siedzibą przy Alejach Ujazdowskich 27, 00-540 Warszawa

2.3 Cool Company Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Warszawie (01-682) przy ul. Kiwerskiej 1A wpisaną do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000627175, NIP 1182126522 REGON 364922855,

3. Kontakt z inspektorem ochrony danych: Mogą Państwo skontaktować się z inspektoremochrony danych poszczególnych podmiotów:

3.1. Polsko – Szwajcarska Izba Gospodarcza: Izba: w formie elektronicznej na adres e-mail: swisschamber@swisschamber.pl

3.2. Ambasada Szwajcarii w Polsce:

3.3. Cool Company Sp. z o.o.: biuro@coolcompany.pl

Kontakt ze wskazanymi powyżej inspektorami ochrony danych odbywa się w zależności od celu przetwarzania danych i podmiotu, który jest administratorem danych osobowych. W przypadku celu przetwarzania określonego w pkt. 4.1. (tj. przetwarzania danych na potrzeby organizacji wydarzenia) osoba, której dane dotyczą może skontaktować się z dowolnym inspektorem ochrony danych, tj. Polsko – Szwajcarskiej Izby Gospodarczej, Ambasady Szwajcarii w Polsce, Cool Company Sp. z o.o.

4. Cele i podstawa przetwarzania:
Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez  Polsko – Szwajcarską Izbę Gospodarczą, Ambasadę Szwajcarii w Polsce oraz Cool Company sp. z o.o.

w celach:

4.1. zgłoszenia udziału w wydarzeniu Polsko – Szwajcarskie Forum Dialogu dla Zdrowia i wzięcia udziału w tym wydarzeniu, w tym rozliczenia uczestnictwa oraz organizacji tego wydarzenia (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO), przy czym w zakresie określonego celu przetwarzania Polsko – Szwajcarska Izba Gospodarcza, Ambasada Szwajcarii w Polsce oraz Cool Company Sp. z o.o. są współadministratorami danych osobowych,

4.2. wewnętrznych celów administracyjnych Polsko – Szwajcarskiej Izby Gospodarczej, Ambasady Szwajcarii w Polsce oraz Cool Company Sp. z o.o., w tym statystyki i raportowania wewnętrznego Polsko – Szwajcarskiej Izby Gospodarczej, Ambasady Szwajcarii w Polsce oraz Cool Company Sp. z o.o. będących realizacją prawnie uzasadnionego interesu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przy czym każdy z podmiotów (Polsko – Szwajcarska Izba Gospodarcza, Ambasada Szwajcarii w Polsce oraz Cool Company Sp. z o.o.) są odrębnymi administratorami danych.

4.3 w sytuacji, gdy będzie to konieczne, kontaktu w celach informacyjnych i organizacyjnych związanych w wydarzeniem, jak również do celów promocyjnych wydarzenia oraz informacyjnych po jego zakończeniu.

4.4. archiwalnych (dowodowych) będących realizacją prawnie uzasadnionego interesu Polsko – Szwajcarskiej Izby Gospodarczej, Ambasady Szwajcarii w Polsce oraz Cool Company Sp. z o.o. zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przy czym każdy z podmiotów (Polsko – Szwajcarskiej Izby Gospodarczej, Ambasady Szwajcarii w Polsce oraz Cool Company Sp. z o.o.) są odrębnymi administratorami danych,

5. Odbiorcy danych: odbiorcą Państwa danych osobowych mogą być:

5.1. Cool Company: podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa, podmioty obsługujące systemy teleinformatyczne i udostępniające narzędzia informacyjne, podmioty świadczące usługi serwisowe, podmioty obsługujące i utrzymujące sieć informatyczną,

5.2. Polsko – Szwajcarska Izba Gospodarcza i Ambasada Szwajcarii w Polsce: podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa, podmioty obsługujące systemy teleinformatyczne i udostępniające narzędzia informacyjne, podmioty świadczące usługi serwisowe, podmioty obsługujące i utrzymujące sieć informatyczną, firmy: Roche Polska Sp. z o.o. oraz Novartis

6. Okres przechowywania:

Dane przetwarzane dla celu określonego w pkt 4.1. będą przetwarzane do czasu przedawnienia roszczeń związanych z organizacją Polsko – Szwajcarskiego Forum Dialogu dla Zdrowia. Dane przetwarzane w oparciu o zgodę Polsko – Szwajcarskiej Izby Gospodarczej, Ambasady Szwajcarii w Polsce oraz Cool Company Sp. z o.o. mogą przetwarzać przez okres 5 lat, chyba że wycofają Państwo zgodę lub zostanie ustalone, że się zdezaktualizowały. Dane przetwarzane na podstawie prawnie  uzasadnionego interesu administratora danych mogą być przetwarzane do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Polsko – Szwajcarskiej Izby Gospodarczej, Ambasady Szwajcarii w Polsce oraz Cool Company Sp. z o.o. stanowiących podstawę tego przetwarzania lub do czasu wniesienia przez Państwa sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.

7. Pouczenie o prawach: przysługuje Państwu prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez podania przyczyny, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Żądania w zakresie realizacji poszczególnych praw należy zgłaszać do podmiotów, które są administratorem danych, zgodnie z pkt 4. Jeżeli dane są przetwarzane w celu określonym w pkt. 4.1. żądania można zgłaszać do Polsko – Szwajcarskiej Izby Gospodarczej, Ambasady Szwajcarii w Polsce oraz Cool Company Sp. z o.o.

8. Prawo do skargi: przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy RODO.

9. Prawo do sprzeciwu: w każdej chwili przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, opisanego powyżej. Polsko – Szwajcarska Izba Gospodarcza, Ambasada Szwajcarii w Polsce oraz Cool Company Sp. z o.o. – w zależności od tego, który podmiot jest administratorem danych, przestaną przetwarzać Państwa dane w tych celach, chyba że będą w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją dla nich ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub dane będą im niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

10. Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu związanym z automatycznym podejmowaniem decyzji.

11. Cofnięcie zgody: W każdej chwili przysługuje Państwu prawo do wycofania swojej zgody:

11.1. Polsko – Szwajcarska Izba Gospodarcza: w formie elektronicznej na adres swisschamber@swisschamber.pl

11.2. Ambasada Szwajcarii: w formie tradycyjnej na adres Aleje Ujazdowskie 27, 00-540 Warszawa

11.3. Cool Company Sp. z o.o.: w formie elektronicznej na adres: biuro@coolcompany.pl

bez podania przyczyny, a także bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W przypadku skorzystania z tego prawa Polsko – Szwajcarska Izba Gospodarcza, Ambasada Szwajcarii w Polsce oraz Cool Company Sp. z o.o. zaprzestaną przetwarzania danych w celu objętym uprzednio wyrażoną zgodą.

12. Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Niepodanie danych będzie skutkowało brakiem możliwości realizowania działań marketingowych a także braku możliwości wzięcia udziału w wydarzeniu Polsko – Szwajcarskie Forum Dialogu dla Zdrowia.

13. Zasady przetwarzania i wykorzystywania wizerunku uczestnika:

W związku z udziałem w konferencji mogą powstać zdjęcia i nagrania filmowe z udziałem uczestników konferencji.

14. Rejestrując się na wydarzenie uczestnicy wyrażają zgodę na nieodpłatne wykorzystanie swojego wizerunku utrwalonego podczas wydarzenia, niezależnie od tego, czy odbędzie się ono w formie online czy spotkania tradycyjnego lub hybrydowego, do celów informacyjnych i promocyjnych wydarzenia oraz innych celów wskazanych w pkt. 15, przez następujące instytucje:

14.1. Polsko-Szwajcarska Izba Gospodarcza z siedzibą w Warszawie, Al. Niepodległości 18,02-653 Warszawa, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000157319, NIP: 526 23 22 109, REGON: 013148758, e-mail: swisschamber@swisschamber.pl, tel. +48 22 322 76 25 (dalej jako „Izba”).

14.2. Ambasada Szwajcarii w Polsce, z siedzibą przy Alejach Ujazdowskich 27, 00-540 Warszawa

14.3 Cool Company Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Warszawie (01-682) przy ul. Kiwerskiej 1A wpisaną do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000627175, NIP 1182126522 REGON 364922855,

15. Wizerunek uczestnika, utrwalony podczas wydarzenia, może zostać wykorzystany w następujących celach:
    a) informacji o wydarzeniu i promocji wydarzenia Polsko – Szwajcarskie Forum Dialogu dla Zdrowia.
    b) informacji i promocji cyklu konferencji „Polsko – Szwajcarskie Forum Dialogu dla Zdrowia”
    c) promocji działań organizatorów wydarzenia tj. Polsko – Szwajcarskiej Izby Gospodarczej oraz Ambasady Szwajcarii w Polsce oraz Partnerów i Patronów wydarzenia.
    d) wewnętrznych celów związanych z gromadzeniem statystyki i raportowaniem działalności Organizatorów i Partnerów wydarzenia.
16. Wyrażenie zgody na wykorzystywanie wizerunku, o których mowa w pkt. 2 i 3 następuje w szczególności na poniższych polach eksploatacji:
    a) rozpowszechnianie zdjęć oraz publikowanie w prasie, mediach elektronicznych, w szczególności w Internecie, broszurach, ulotkach, gazetach.
    b) korzystanie ze zdjęć w ramach promocji wydarzenia, niezależnie od formy materiałów reklamowych lub ich wielkości, techniki utrwalania oraz miejsca ekspozycji, jak również od ich ilości, nakładu, techniki sporządzania i sposobu dystrybucji;
    c) zapisywanie i odtwarzanie w pamięci komputerów lub przesłanie za pomocą sieci komputerowych (w tym w szczególności przy wykorzystaniu sieci Internet), umieszczanie lub wykorzystywanie w bazach danych;
    d) utrwalanie i zwielokrotnianie jakąkolwiek techniką, w tym m.in. drukiem, na kliszy fotograficznej, na taśmie magnetycznej, cyfrowo, lub inną znaną techniką;
    e) wprowadzenie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy;
    f) wprowadzenie do pamięci komputera oraz do sieci komputerowej i/lub multimedialnej;
    g) publiczne wykonanie, używanie, wystawianie, wyświetlanie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym.